Sfaturi pentru business pe timp de criza

Posted by Catalina Iscrulescu on Mar 31, 2020 5:53:03 PM

 

Cum functionam in criza si cum ne pregatim pentru perioada urmatoare

 

Crizele economice urmeaza un scenariu deja verificat in timp: se instaleaza brusc si sunt ciclice, se repeta la un anumit interval de timp. Crizele vin rapid si nu le dau afacerilor prea mult timp pentru reactie; nimeni nu pare pregatit sa faca fata unei crize. 

Totusi, nu suntem complet descoperiti sau neajutorati in perioadele economice dificile. Unele afaceri au intocmite si isi bazeaza revenirea pe implementarea a ceea ce se numeste Business Continuity Plan (Plan de Continuare a Afacerii), uneori completat de un Disaster Recovery Plan.

Tot mai multi antreprenori si proprietari de afaceri locale incep sa ia masuri si sa gandeasca o strategie care le-ar putea tine in picioare afacerea in vreme de “criza“. 

Ce poti face in aceasta perioada? Cum iti poti proteja angajatii, activitatea si clientii?

 

Odata ce criza a lovit, primul lucru pe care trebuie sa-l faci este sa incerci sa iti conservi afacerea apeland la actiuni de tipul celor enumerate mai jos:

 

1. sa iti pastrezi angajatii; fara ei nu vei putea mentine afacerea functionala. Dar cum faci asta? Cum este si cazul Romaniei, statul poate veni in sprijinul firmelor, oferind: amanarea de taxe si contributii, indemnizatie pentru somaj tehnic/alte facilitati. Poti sa mentii un nucleu de angajati (cei direct productivi) care sa asigure continuitatea activitatii, iar pe restul sa ii platesti din fondurile de somaj tehnic. Pe timp de criza toata lumea pierde, iar angajatii lasati acasa, dar platiti in continuare, vor intelege masura luata si vor accepta diminuarea temporara a salariilor. Este o asigurare ca si dupa trecerea crizei vor avea un loc de munca.

2. sa pastrezi comunicarea cu clientii; trebuie sa gasesti o modalitate prin care sa iti tii clientii informati despre modul in care functioneaza firma pe timp de criza. Poti folosi campaniile de email sau conturile de social media. Acum, mai mult decat oricand, va trebui sa stii sa comunici cu clientii, sa fii transparent si sincer in legatura cu lucrurile pe care le poti face sau nu le mai poti face pentru ei.

3. sa urmaresti finalizarea contractelor in derulare; chiar daca e criza, nu suntem exonerati de obligatiile contractuale asumate pana atunci. Asta inseamna sa-ti platesti furnizorii la timp si sa livrezi / prestezi obiectul contractelor. Prima reactie a oamenilor in criza este sa nu plateasca, invocand motivul ca “nu stim ce va fi”

4. sa urmaresti incasarea facturilor pentru ca acum vedem cat de sanatoase sunt relatiile contractuale stabilite cu clientii; afacerile care au acoperit riscul de neplata sau au garantate platile cu efecte comerciale (file CEC, bilete la ordin) pot miza pe un flux neintrerupt de incasari. 

 

Dupa ce ai reusit mentinerea operatiunilor, chiar daca la un foc mai mic, ar trebui sa te preocupi de modul in care va functiona afacerea dupa ce criza va trece. 

4445

Ce ai putea face diferit pentru ca urmatoarea criza sa te afecteze mai putin?

 

In primul rand trebuie sa te asiguri ca ai o infrastructura flexibila care sa-ti permita in orice moment sa ai acces la informatiile vitale ale afacerii si sa iei decizii de la distanta.

 

Infrastructura de comunicare

  • un site de prezentare sau un magazin online. Trebuie sa iei in considerare canalele alternative de vanzare atunci cand nu mai poti vinde in magazinele fizice. Investitia intr-un magazin online trebuie facuta chiar in afara unui context de criza deoarece comentul online reprezinta viitorul afacerilor
  • blog integrat in site pentru publicarea stirilor si noutatilor despre afacere si produsele ei
  • prezenta si vizibilitate constanta pe conturile de social media (Facebook, Instagram, LinkedIn)
  • baza de date cu clientii si datele lor de contact
  • aplicatii pentru expedierea email-urilor / SMS-urilor
  • laptopuri pentru angajatii cheie si aplicatii de comunicat la distanta (TeamViewer, Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack, etc)
  • pachet multimedia: un telefon cu o camera buna sau un aparat foto cu functie video care pot fi folosite la producerea de mici tutoriale despre produse (lansare, utilizare, suport)
  • Gmail pentru toate conturile de email din firma. Google ofera cea mai puternica si stabila aplicatie de email si, in plus, cu un cont Google ai acces la toate serviciile oferite gratuit: email, Drive, Google My Business, Google Analytics, Google Search Console, etc
  • conturi active pentru anunturi platite: cel putin Google Ads si Facebook Ads

cut

Infrastructura pentru operatiuni

  • Google Drive pentru fisiere colaborative. O idee buna este ca toate documentele oficiale (CUI, act constitutiv, hotarari AGA, regulamente, proceduri, contracte) ale firmei sa fie scanate si urcate in Google Drive pentru a putea fi accesate in orice moment (chiar si de pe telefonul mobil)
  • aplicatie pentru managementul taskurilor si a proiectelor. Asana este o aplicatie gratuita care iti permite sa aloci diferite taskuri angajatilor pe diferite proiecte / clienti si apoi sa urmaresti modul in care sunt realizate
  • plan si proceduri pentru lucrul de la distanta

4457

Infrastructura financiar - contabila

  • aplicatii online pentru facturarea clientilor (ex. SmartBill sau Zoho Invoice). Iti permit atat emiterea de facturi, cat si trimiterea notificarilor de plata sau intocmirea diferitelor rapoarte: facturi emise, incasari, clienti neincasati, etc.
  • aplicatii de Internet Banking (variante pe desktop si mobil) pentru intocmirea si aprobarea ordinelor de plata
  • spatiu virtual pentru schimbul de documente cu contabilul (daca ai serviciile de contabilitate externalizate) - se poate folosi Google Drive
  • contracte comerciale revizuite - dupa aceasta criza ar fi bine sa iei in considerare colaborarea cu un avocat de business pentru a pune la punct un contract comercial cadru care sa-ti protejeze business-ul in circumstante impredictibile.

4573

Si, nu uitati, regula generala pe timp de criza este sa ramai informat. Alege surse de incredere si nu intra in panica. Viata sociala si economica continua si dupa criza.

 

Aboneza-te la blog!

Articole recente